Rådgiver arkivtjenesten

I Sør-Varanger kommune er det ledig vikariat i 100 % stilling som rådgiver ved arkivtjenesten. Vikariatet er tidsbegrenset fra snarest til og med mars 2027, med mulighet for forlengelse. 
Den digitale hverdagen er i konstant endring, og Sør-Varanger kommune er opptatt av å ha en framtidsrettet og effektiv arkivtjeneste med ansvar for å levere gode tjenester til hele organisasjonen.
Vi skal sikre en effektiv og sikker informasjons- og dokumentasjonsflyt i saksbehandlingen, og sørge for at informasjonen blir lagret og registrert på en sånn måte at den er gjenfinnbar og autentisk både for nå og ettertiden.

Arkivtjenesten er sentral arkivtjeneste og postmottak for hele Sør-Varanger kommune, og administrerer også blant annet kommunens elektroniske saks- og arkivsystem Acos Websak.

Som rådgiver hos oss vil du:

• Ivareta fagansvar for systemadministrasjon i ACOS og øvrige arkivkjerner og arkivintegrasjoner, i og opp mot andre fagsystemer.
• Initiere og videreutvikle prosedyrer og rutiner for kommunens dokumentforvaltning.
• Fremme utvikling, effektivisering og digitalisering av kommunens arkivtjeneste, samt være en ressurs i arbeidet med integrasjoner mellom arkiv og kommunens saksbehandlings-/fagsystemer.
• Tilrettelegge for målrettet og tilpasset brukeropplæring i saks- og arkivsystemet.

Arbeidsoppgaver vil være:

• Systemadministrasjon i Acos Websak med tilhørende moduler, og andre fagsystemer.
• Delta i virksomhetsplanleggingen på arkivområdet, i samarbeid med avdelingsleder.
• Prosjektarbeid og prosjektledelse innen dokumentforvaltningen.
• Løpende oppdatering av arkivplan.
• Faglig støtte, rådgivning og veiledning for eget fagmiljø og i resten av organisasjonen innenfor dokumentforvaltning.
• Utarbeide og videreutvikle kurs- og opplæringsrutiner i dokumentforvaltning for eget fagmiljø, ledere og saksbehandlere i resten av organisasjonen.
• Gjennomføre opplæring/kurs i Acos Websak med tilhørende moduler for ledere og saksbehandlere.
• Brukerstøtte knyttet til bruk av saks- og arkivsystemet.

Andre oppgaver:

• Delta i daglig arkivarbeid, som skanning, journalføring av papirpost og elektronisk post. Kvalitetssikring, restansekontroll, publisering av offentlig journal og øvrig arkivpleie. 
• Følge opp og delta i arkivtilsyn, og legge til rette for avlevering av arkivmateriale.
• Håndtering av innsynsforespørsler, og medvirke til tilgjengeliggjøring av dokumenter og arkiver
• Sørge for rasjonell betjening av arkiver og dokumentsamlinger, og for at betjeningen følger retningslinjer for bruk og lån av arkivmateriale.
• Delta i tilsyn av ytre arkiver, og legge til rette for avlevering av arkivmateriale.

Kvalifikasjonskrav:

• Det kreves relevant 3- årig høyere utdanning, minimum bachleor, fortrinnsvis master innen dokumentasjonsvitenskap, arkiv eller IKT. Fagsammensetning innenfor samfunnsfag eller historiefag kan også vurderes relevant
• For søkere som er spesielt egnet med relevant erfaring kan utdanningskravet fravikes, men da vil stillingen vurderes som konsulent stilling. 
• IT-kompetanse og systemforståelse utover grunnleggende ferdigheter er en forutsetning for stillingen
• Kjennskap til ett eller flere elektroniske saksbehandlingssystemer vil være en fordel. Sør-Varanger kommune benytter Acos Websak som saks- og arkivsystem.
• Det er ønskelig med erfaring fra arkivtjeneste, dokumentasjonsforvaltning eller lignende arbeid
• Det er ønskelig med kunnskap om- eller kjennskap til offentlig forvaltning og relevant lovverk.
• Det kreves gode norskkunnskaper både skriftlig og muntlig.

Personlig egnethet:

• Kvalitetsbevisst, nøyaktig, strukturert, planmessig med god gjennomføringsevne.
• Initativtakende og selvstendig, og med god evne til faglig prioritering.
• Serviceinnstilt.
• Gode samhandlings- og kommunikasjonsevner.
• Fleksibel og utviklingsorientert.
• Interesse for utvikling av arkiv.
• God evne til problemløsning og læring. 
• Positivt bidrag til arbeidsmiljøet

Personlig egnethet vil bli vektlagt.

Vi tilbyr:

• Utfordrende arbeidsoppgaver og gode muligheter for faglig utvikling
• Et godt arbeidsmiljø med engasjerte og trivelige arbeidskollegaer
• Mulighet til å være med å utvikle og levere framtidsrettede tjenester
• Lønn etter kvalifikasjoner. 
• Vi har en god pensjonsordning. Pensjonsinnskudd trekkes med 2%.

Ansettelse skjer på de vilkår som framgår av gjeldende lover, regler og tariffavtale, herunder 6 måneders prøvetid. 

Jobbe og bo i Sør-Varanger:

Sør-Varanger kommune ligger i Øst-Finnmark med grense til Finland og Russland. Ved å bo og jobbe i Sør-Varanger får du en rekke økonomiske fordeler, som nedskriving av studiegjeld, lavere fellesskatt og lavere strømutgifter. Gratis barnehageplass. 

For mer informasjon: Kirkenes24 - En digital plattform. Sine lokale nyheter og aktiviteter. og Lånekassen (lanekassen.no)

Søknad sendes:

Sør-Varanger kommune ønsker å motta alle søknader elektronisk. For eventuell veiledning, kontakt servicekontoret tlf: 78 97 76 00.

Søkere bes oppgi to referanser i søknaden. Attester og vitnemål skal vedlegges elektronisk. Det gjøres oppmerksom på at søkere ikke skal oppgi BANK-ID informasjon i søknadsprosessen. 

Sør-Varanger kommune praktiserer meroffentlighet. Derfor vil alle søkere i utgangspunktet få sitt navn på den offentlige søkerlista. Vi kan gjøre unntak dersom søker oppgir helt spesielle grunner til at vedkommende ikke ønsker navnet sitt offentliggjort. At man ikke ønsker at dagens arbeidsgiver skal få kjennskap til at man er søker, er som hovedregel ikke god nok grunn til at vi unntar søkerens navn fra offentlighet.

Det er ikke ønskelig med kontakt fra annonseselgere eller formidlingsbyrå.