Konsulent arkivtjenesten

 Vil du være med å utvikle og drifte Sør-Varanger kommunes digitale dokumentasjonsløsninger? 

Sør-Varanger kommune har 2 ledige vikariater i 100% stilling som konsulent. Varighet på begge vikariater vil være fram til mars 2027, begge med mulighet for fast ansettelse.

Stillingene er knyttet til arkivtjenesten, som har en sentral rolle i drift og videreutvikling av kommunens elektroniske saks- og arkivsystemer.

Arkivtjenesten er sentral arkivtjeneste og postmottak for hele kommunen, og administrerer også blant annet kommunens elektroniske saks- og arkivsystem Acos Websak. 
Tjenesten er organisert under Servicekontoret, som består av 13 ansatte med ansvar for dokumentasjonsforvaltning, boligtildeling, startlån, innbyggermottak og annen saksbehandling.

Digitaliseringen stiller arkivfaget ovenfor spennende utfordringer ved at dokumentasjon skapes og brukes på nye måter. 
Vi ser derfor etter deg som har interesse for digitale løsninger og ønsker å bidra til en framtidsrettet og effektiv informasjons- og dokumentasjonsforvaltning.
Du vil få en nøkkelrolle i å sikre at dokumentasjon lagres og håndteres på en måte som er tilgjengelig, autentisk og bestandig – både nå og i framtiden..

Arbeidsoppgaver vil derfor i hovedsak være systemtekniske oppgaver knyttet til dokumentasjonsflyt, tilgangsstyring, metadata, integrasjoner, brukerstøtte og opplæring til interne saksbehandlere innenfor sak-arkivsystem og arkivfaglig veiledning. 

Stillingens formål:

Stillingen har som formål å ivareta fagansvar for systemadministrasjon og utvikling av kommunens dokumentasjonsforvaltning. Dette innebærer: 

• Å ha ansvar for drift og videreutvikling av ACOS Websak, tilhørende moduler og øvrige arkivkjerner, samt integrasjoner mot kommunens fagsystemer.
• Å initiere og forbedre prosedyrer og rutiner for dokumentforvaltning i tråd med gjeldende regelverk og digitale arbeidsprosesser.
• Å drive frem utvikling, effektivisering og digitalisering av arkivtjenesten, og være en sentral ressurs i arbeidet med systemintegrasjoner.
• Å tilrettelegge og gjennomføre målrettet opplæring for brukere av saks- og arkivsystemet, tilpasset ulike roller og behov i organisasjonen. 

Vi ser etter en motivert og initiativrik konsulent med god systemforståelse og interesse for digital dokumentasjonsforvaltning.
Du har sterke samarbeidsevner, kommuniserer godt – og trives med å finne løsninger i et fagfelt i stadig utvikling. 

Arkiv- og dokumentasjonsområdet er i rask endring, og vi søker deg som ønsker å bidra aktivt til videreutvikling av systemer, rutiner og arbeidsprosesser.
For å lykkes i rollen må du ha IT-kompetanse utover det grunnleggende. Du bør ha erfaring eller interesse for elektronisk saksbehandling, arkivsystemer og digitale arbeidsprosesser.

Hos oss får du en variert arbeidshverdag, et fagmiljø i utvikling og gode muligheter for kompetanseheving og faglig vekst.

Systemansvar og utvikling:

• Administrere og videreutvikle ACOS Websak med tilhørende moduler, samt andre relevante fagsystemer.
• Delta i virksomhetsplanlegging og strategisk utvikling av dokumentasjonsområdet i samarbeid med avdelingsleder.
• Lede og bidra i prosjekter innen dokumentforvaltning og digitalisering.
• Oppdatere og vedlikeholde kommunens arkivplan.

Faglig støtte og kompetansebygging:

• Gi rådgivning, veiledning og brukerstøtte til både fagmiljøet og resten av organisasjonen.
• Utarbeide og gjennomføre opplæring og kurs i dokumentforvaltning for ledere, saksbehandlere og arkivmedarbeidere.
• Gi brukerstøtte og opplæring i ACOS Websak og tilhørende moduler.

Kvalitet og kontroll:

• Utføre kvalitetssikring av elektronisk og papirbasert saksbehandling og dokumentproduksjon. 

Andre arbeidsoppgaver:

Daglig arkivarbeid og dokumenthåndtering:

• Utføre daglige arkivoppgaver som skanning, journalføring av papir- og e-post, kvalitetssikring, restansekontroll og publisering av offentlig journal.
• Sørge for systematisk vedlikehold og god tilgjengelighet i arkiver og dokumentsamlinger, i tråd med gjeldende retningslinjer.

Tilsyn og avlevering:

• Delta i arkivtilsyn og tilsyn med ytre arkiver.
• Legge til rette for avlevering av arkivmateriale til depot.

Innsyn og tilgjengeliggjøring: 

• Behandle innsynsforespørsler og bidra til tilgjengeliggjøring av dokumenter og arkiver i henhold til gjeldende regelverk. 

Kvalifikasjonskrav:

·         Relevant høyere utdanning på minimum bachelornivå, gjerne mastergrad.

• Utdanning innen dokumentasjonsvitenskap, arkivfag eller IKT er særlig relevant. 
• Utdanning fra andre fagfelt som feks samfunnsfag eller historiefag kan også vurderes, dersom den er kombinert med relevant erfaring eller kompetanse innen dokumentasjonsforvaltning. 

Vi ser etter deg som:

Er strukturert og kvalitetsbevisst:

• Du jobber nøyaktig, planmessig og med god gjennomføringsevne.
• Du har høy grad av ryddighet og evne til å prioritere faglig riktig.
• Du er opptatt av kvalitet i leveranser og har god helhetsforståelse.

Har faglig engasjement og læringsvilje:

• Du har sterk interesse for fagutvikling og dokumentasjonsforvaltning.
• Du tilegner deg ny kunnskap raskt og har god evne til problemløsning.
• Du er fleksibel og utviklingsorientert, og trives med endring og forbedring.

Er selvstendig og samarbeidsorientert:

• Du tar initiativ og arbeider selvstendig med trygghet i eget fag.
• Du har gode samarbeidsevner og bidrar positivt til arbeidsmiljøet. 
• Du kommuniserer godt og er serviceinnstilt i møte med kolleger og brukere.

Har følgende kunnskap:

• Svært god IKT-kompetanse og systemforståelse.
• God skriftlig og muntlig fremstillingsevne på norsk.
• Kunnskap om arkiv og dokumentasjonsforvaltning i offentlig sektor.
• Kjennskap til relevant lovverk.

Har følgende erfaring: 

• Systemadministrasjon og drift av fagsystemer.
• Opplæring og veiledning av brukere.
• Arbeid med arkiv og dokumentasjonsforvaltning.
• Deltakelse i og/eller ledelse av prosjekter.

Personlig egnethet vil bli vektlagt. 

Vi tilbyr:

• Utfordrende arbeidsoppgaver og gode muligheter for faglig utvikling. 

• Et godt arbeidsmiljø med engasjerte og trivelige arbeidskollegaer. 

• Mulighet til å være med å utvikle og levere framtidsrettede tjenester. 

• Lønn etter kvalifikasjoner. 

• Vi har en god pensjonsordning. Pensjonsinnskudd trekkes med 2%. 

• Flyttegodtgjørelse etter avtale.

Ansettelse skjer på de vilkår som framgår av gjeldende lover, regler og tariffavtale, herunder 6 måneders prøvetid. 

Jobbe og bo i Sør-Varanger:

Sør-Varanger kommune ligger i Øst-Finnmark med grense til Finland og Russland. Ved å bo og jobbe i Sør-Varanger får du en rekke økonomiske fordeler, som nedskriving av studiegjeld, lavere fellesskatt og lavere strømutgifter. Gratis barnehageplass. 

For mer informasjon: Kirkenes24 - En digital plattform. Sine lokale nyheter og aktiviteter. og Lånekassen (lanekassen.no)

Søknad sendes:

Sør-Varanger kommune ønsker å motta alle søknader elektronisk. For eventuell veiledning, kontakt servicekontoret tlf: 78 97 76 00.

Søkere bes oppgi to referanser i søknaden. Attester og vitnemål skal vedlegges elektronisk. Det gjøres oppmerksom på at søkere ikke skal oppgi BANK-ID informasjon i søknadsprosessen. 

Sør-Varanger kommune praktiserer meroffentlighet. Derfor vil alle søkere i utgangspunktet få sitt navn på den offentlige søkerlista. Vi kan gjøre unntak dersom søker oppgir helt spesielle grunner til at vedkommende ikke ønsker navnet sitt offentliggjort. At man ikke ønsker at dagens arbeidsgiver skal få kjennskap til at man er søker, er som hovedregel ikke god nok grunn til at vi unntar søkerens navn fra offentlighet.

Det er ikke ønskelig med kontakt fra annonseselgere eller formidlingsbyrå.